Politica di Cancellazione ed Esportazione dei Dati – VoiceMail
1. Conservazione dei Dati Durante l'Uso del Servizio
I dati inseriti o generati durante l'utilizzo del servizio (email sincronizzate, contatti, profili AI, crediti, ticket di assistenza) sono conservati per tutta la durata dell'account attivo, salvo quanto indicato al §3 per dati soggetti a termini di conservazione diversi.
2. Come Cancellare il Proprio Account
L'utente può cancellare autonomamente il proprio account in qualsiasi momento tramite l'apposita funzione disponibile nell'area profilo del servizio. Per procedere è necessario aver prima eliminato tutti gli account email collegati (la procedura rifiuta la cancellazione finché ne esiste almeno uno); si raccomanda inoltre di verificare lo stato del proprio abbonamento (vedi Informativa su prova gratuita e rinnovo automatico, §5).
Alla cancellazione, i principali dati applicativi legati all'account (email, contatti, profili AI, crediti) vengono eliminati o resi anonimi. I dati di fatturazione sono conservati anche successivamente, nella misura necessaria ad adempiere agli obblighi fiscali.
3. Categorie di Dati con Tempistiche di Cancellazione Differenti
| Categoria di dato | Trattamento alla cancellazione dell'account |
|---|---|
| Email, contatti, profili AI, crediti | Eliminati o resi anonimi contestualmente alla cancellazione |
| Dati di fatturazione (dati fiscali) | Conservati per il periodo richiesto dagli obblighi fiscali, poi resi anonimi nelle componenti non necessarie |
| Ticket di assistenza (messaggi e allegati) | Eliminati completamente contestualmente alla cancellazione dell'account (web, mobile o amministrativa) |
| Report per singola chiamata AI di dettatura, incluso il testo vocale trascritto (es. report legati a una specifica generazione di bozza tramite dettatura) | Eliminati contestualmente alla cancellazione dell'account (web, mobile o amministrativa) |
| Allegati e corpi email su storage cloud collegati a profili AI | Eliminati contestualmente alla cancellazione dell'account (web, mobile o amministrativa) |
| Dispositivi mobili registrati e token per le notifiche push | Eliminati contestualmente alla cancellazione dell'account |
| Calendario e attività (eventi, task, promemoria, notifiche, contatti abbinati, colori), connessioni a calendari esterni (token di accesso cifrati) | Eliminati contestualmente alla cancellazione dell'account (web, mobile o amministrativa). La rimozione non modifica il calendario sul servizio esterno (Google/Outlook): l'autorizzazione si revoca dalle impostazioni di sicurezza del proprio account Google o Microsoft |
| Richieste da gestire (sintesi, priorità , storico delle analisi, preferenze, registro dei consumi) | Eliminati contestualmente alla cancellazione dell'account |
| Schede contatto (note, tag, stato), bozze, impostazioni e preferenze del servizio | Eliminati contestualmente alla cancellazione dell'account |
| Knowledge base (email e allegati indicizzati, indice di ricerca, riepiloghi, conversazioni con la chat, memorie, chiavi di accesso) | Eliminata quando l'utente rimuove l'ultima casella email collegata (e quindi sempre prima della cancellazione dell'account) e, per le singole email, quando esclude un mittente ("Non tracciare questo mittente"). L'eliminazione avviene in background e, se non va a buon fine, viene ritentata. Se la prova gratuita termina, l'abbonamento non viene rinnovato o i crediti si esauriscono, la knowledge base si blocca ma i dati già presenti non vengono eliminati automaticamente |
| Registro dei consensi prestati (tipo, versione, data e ora, indirizzo IP e user agent), sessioni e token dell'app, preferenze | Eliminati contestualmente alla cancellazione dell'account |
| Dati nella piattaforma di automazione delle comunicazioni (indirizzo email, nome, etichette di stato) | Non rimossi automaticamente alla cancellazione: su richiesta alla PEC del Titolare |
Tutte le categorie di dati sopra indicate sono coperte dalla procedura automatica di cancellazione, salvo i dati di fatturazione conservati per obblighi fiscali, il registro dei consensi e i dati nella piattaforma di automazione delle comunicazioni, come indicato nella tabella. Per qualunque richiesta relativa alla cancellazione, o per categorie di dati non elencate sopra, l'utente può comunque contattare il Titolare tramite PEC.
4. Revoca degli Accessi ai Provider Email
Lo scollegamento di un account email dal servizio (sia come operazione singola, sia in seguito alla cancellazione dell'intero account VoiceMail) interrompe la sincronizzazione e rimuove i dati applicativi collegati, comprese le email, gli allegati e i contatti raggiunti soltanto dalle email di quella casella (un contatto che ha scritto anche a un'altra casella dell'utente resta finché esiste almeno una sua email; i contatti inseriti a mano non sono collegati a una casella e restano). Per gli account Google, il Titolare revoca automaticamente anche l'autorizzazione OAuth concessa in origine, tramite l'apposito meccanismo di revoca offerto da Google. Per gli account Microsoft, tale meccanismo non è invece reso disponibile pubblicamente da Microsoft per le applicazioni di terze parti: l'autorizzazione resta attiva lato Microsoft finché non revocata direttamente dall'utente. In entrambi i casi, l'utente può comunque revocare completamente l'accesso in qualsiasi momento dalle impostazioni sicurezza del proprio account Google/Microsoft.
5. Esportazione e Portabilità dei Dati
Non è al momento disponibile una funzione self-service di esportazione integrale dei propri dati. Per esercitare il diritto alla portabilità (art. 20 GDPR), l'utente può inviare una richiesta alla PEC del Titolare: investimentodigitalesrl@pec.it. Le fatture sono comunque disponibili per il download diretto dall'area profilo.
6. Ripristino dell'Account
La cancellazione tramite la funzione self-service comporta l'eliminazione immediata e definitiva dei dati applicativi (email, contatti, profili AI, ecc.), non un periodo di sospensione temporanea: non esiste una procedura tecnica per recuperare questi dati una volta cancellati.
Su richiesta al supporto, il Titolare può riabilitare l'accesso (login) a un account precedentemente cancellato, ma questo non recupera i dati applicativi già eliminati, che restano persi. La riabilitazione dell'accesso è quindi utile solo per situazioni specifiche (es. errore nella cancellazione, necessità di consultare le proprie fatture), non come modo per "annullare" una cancellazione già eseguita.
Chi ha cancellato l'account può tornare a usare VoiceMail acquistando un nuovo abbonamento: l'accesso viene riattivato automaticamente al pagamento, ma l'account riparte vuoto, perché i dati cancellati non si recuperano. Dopo la riattivazione l'utente ricollega le proprie caselle email e reinserisce il proprio nome nel profilo, che era stato anonimizzato con la cancellazione. Le fatture già emesse restano sempre consultabili.
7. Aggiornamenti
La presente politica può essere aggiornata nel tempo, anche per riflettere il progressivo adeguamento tecnico delle procedure di cancellazione automatica.