Privacy Policy – VoiceMail

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
INVESTIMENTO DIGITALE SRL
Sede legale: Via Corletto 2/C, 41043 Formigine (MO), Italia
P. IVA / C.F.: 03985080369
PEC: investimentodigitalesrl@pec.it

(di seguito, il "Titolare")

Il servizio VoiceMail è un prodotto di INVESTIMENTO DIGITALE SRL, che opera anche tramite il brand commerciale "hypy". Il dominio voicemail.hypy.it è utilizzato legittimamente dalla società.

Data Protection Officer (DPO): Il Titolare non ha ritenuto necessaria la nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ai sensi dell'art. 37 GDPR, non rientrando nei casi che ne rendono obbligatoria la designazione (trattamento non svolto da un'autorità pubblica; l'attività principale del Titolare non consiste in un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala né nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati). Per l'esercizio dei diritti privacy o qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali, l'Utente può contattare direttamente il Titolare ai recapiti indicati sopra.

2. Ambito di Applicazione di questa Informativa

La presente informativa disciplina in modo unificato due situazioni distinte, segnalate esplicitamente in ciascuna sezione dove rilevante:

• Visitatore del sito / lead: chi naviga il sito pubblico voicemail.hypy.it o compila il modulo di contatto, senza registrarsi al servizio.
• Utente registrato / servizio: chi crea un account VoiceMail e utilizza il servizio di gestione email con funzioni AI.

3. Categorie di Dati Trattati

3.1 Dati del visitatore del sito e del modulo di contatto

• Nome, indirizzo email, contenuto del messaggio inserito nel modulo di contatto pubblico
• Interazione con il sistema antispam Google reCAPTCHA (token, indirizzo IP) al momento dell'invio del modulo
• Dati tecnici di navigazione (indirizzo IP, tipo di browser) raccolti indirettamente tramite le risorse di terze parti caricate dal sito (vedi §7.6)

3.2 Dati identificativi e di account dell'utente registrato

• Nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono
• Credenziali di accesso (password conservata come hash, non reversibile) e log di accesso
• Dati di registrazione tramite provider di terze parti (Google, Microsoft, Facebook, Apple), se scelti dall'utente
• Interazione con il sistema antispam Google reCAPTCHA (token, indirizzo IP) anche in fase di registrazione account, non solo nel modulo di contatto pubblico

3.3 Account email collegati e relativi contenuti

• Credenziali/token di accesso alle caselle email collegate (Gmail, Outlook, IMAP/SMTP manuale) — cifrati lato server
• Contenuto delle email sincronizzate (oggetto, mittente, destinatari, corpo, allegati)
• Contatti estratti automaticamente dagli header delle email sincronizzate (non da un'integrazione rubrica dedicata)

Nota su come viene recuperato il corpo dell'email: il comportamento non è identico per tutti i provider. Per gli account Gmail e Outlook, il corpo del messaggio viene recuperato dal server del provider al momento dell'apertura ("on-demand"). Per gli account SMTP/IMAP manuali, il recupero del corpo può invece avvenire già in fase di sincronizzazione oppure in un secondo momento, a seconda di una configurazione tecnica interna del servizio il cui valore effettivo in produzione non è verificabile dal solo codice sorgente.

Disconnessione di un account email: lo scollegamento di un account email da VoiceMail (sia come operazione singola, sia come conseguenza della cancellazione dell'intero account VoiceMail) interrompe la sincronizzazione e rimuove i dati applicativi collegati. Per gli account Google, il Titolare revoca automaticamente anche l'autorizzazione OAuth concessa in origine tramite l'apposito meccanismo di revoca offerto da Google. Per gli account Microsoft, tale meccanismo non è invece reso disponibile pubblicamente da Microsoft per le applicazioni di terze parti: l'autorizzazione resta attiva lato Microsoft finché non revocata direttamente dall'utente. In entrambi i casi, l'utente può comunque revocare completamente l'accesso in qualsiasi momento dalle impostazioni sicurezza del proprio account Google/Microsoft.

3.3 bis Dati ricevuti dalle API di Google

Se colleghi un account Google, VoiceMail accede, previa tua autorizzazione, ai dati di Gmail (lettura, invio e organizzazione delle email), di Google Calendar (eventi) e alle informazioni di base del profilo (indirizzo email e nome). Tali dati sono usati esclusivamente per fornirti le funzioni dell'app che hai richiesto.

L'uso e il trasferimento a qualsiasi altra app, da parte di VoiceMail, delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetteranno la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use. In particolare, l'uso di dati grezzi o derivati ricevuti dalle API di Google Workspace rispetta la Google User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use.

• I dati ricevuti dalle API di Google non vengono venduti né usati per la pubblicità.
• Le API di Google Workspace non vengono usate per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale o machine learning generalisti; i contenuti trasmessi ai fornitori AI servono solo a generare la risposta richiesta dall'utente (vedi §9).
• I dati non vengono letti da persone, salvo consenso esplicito dell'utente, necessità di sicurezza o abusi, oppure obblighi di legge.

3.3 ter Con chi condividiamo i dati ricevuti da Google

I dati ricevuti dalle API di Google (contenuto di Gmail, eventi di Google Calendar, nome e indirizzo email del profilo Google) non vengono venduti, né ceduti o resi disponibili a intermediari di dati, reti pubblicitarie o altri terzi per finalità di marketing o pubblicità. Vengono comunicati o trasferiti soltanto ai soggetti elencati qui sotto, nella misura necessaria a fornirti la funzione che hai richiesto:

• Hetzner (Germania, Unione Europea) — hosting e infrastruttura. I server applicativi, il database, l'archiviazione degli allegati e il server dedicato gestito direttamente dal Titolare (che ospita anche la knowledge base, con volume cifrato) sono ospitati presso Hetzner, che agisce come responsabile del trattamento e non usa i dati per scopi propri.
• Anthropic (Claude, Stati Uniti) — generazione con intelligenza artificiale. Quando chiedi a VoiceMail di scrivere o rivedere una risposta, o usi la chat sulla posta o le "Richieste da gestire", il testo delle email e degli allegati e gli eventi del calendario necessari a rispondere alla tua richiesta vengono inviati ad Anthropic, previa anonimizzazione dei dati personali riconosciuti (vedi §9). Anthropic li usa solo per produrre il risultato richiesto e non li utilizza per addestrare i propri modelli.
• Infrastruttura AI del Titolare (server Hetzner, Germania). Riconoscimento del testo negli allegati, trascrizione vocale, anonimizzazione e knowledge base sono eseguiti su server gestiti direttamente dal Titolare, senza coinvolgere altri soggetti.
• OpenAI (Stati Uniti) — nessun dato di Gmail o Calendar. OpenAI riceve soltanto il testo dei documenti che carichi nei profili AI, per calcolare gli indici della ricerca semantica, e, come riserva, le registrazioni vocali per la trascrizione. Non riceve il contenuto delle email né degli eventi del calendario.
• Servizi accessori, per il solo nome e indirizzo email del tuo account: HighLevel/LeadConnector (Stati Uniti), per le comunicazioni di servizio e, se hai dato il consenso, promozionali; Stripe, per pagamenti e fatture; Telegram, per le notifiche interne di nuova registrazione allo staff; Sentry (UE), per la diagnostica tecnica degli errori, a cui il Titolare non invia intenzionalmente il contenuto delle email o del calendario. Questi soggetti non ricevono il contenuto di Gmail o di Google Calendar.
• Autorità pubbliche, solo se richiesto da un obbligo di legge o da un provvedimento vincolante.

L'elenco nominativo completo dei fornitori, con paese e ruolo, è nella Pagina Sub-responsabili; i trasferimenti verso Paesi extra-UE sono descritti al §8.

3.4 Dati vocali

In caso di utilizzo delle funzioni di dettatura, l'audio registrato viene elaborato per la trascrizione in testo e non viene conservato dopo l'elaborazione.

3.5 Profili AI e allegati collegati

• Informazioni professionali e di contesto inserite dall'utente nei "profili AI" (nome, ruolo, tono desiderato, ecc.)
• Documenti e allegati caricati nei profili, incluso il testo estratto automaticamente per la ricerca (RAG)

3.6 Dati di fatturazione e pagamento

• Dati fiscali (ragione sociale/nome, P.IVA/Codice Fiscale, PEC, codice SDI, indirizzo di fatturazione)
• Dati di pagamento gestiti direttamente dal fornitore di pagamenti Stripe (VoiceMail non memorizza mai i dati completi della carta)

3.7 Dati di supporto clienti

Contenuto dei ticket di assistenza aperti dall'utente, incluse eventuali immagini allegate.

3.8 Funzionalità avanzate: assistente AI sulla posta, calendario, richieste da gestire e comunicazioni di servizio

Le funzionalità elencate di seguito possono essere rese disponibili in modo progressivo. Dove indicato, sono facoltative e disattivate per impostazione predefinita: i dati corrispondenti vengono trattati solo dopo che l'utente le attiva.

• Knowledge base e chat "Chiedi alla tua posta" (facoltativa, disattivata di default). Una volta attivata, il testo, l'oggetto, mittente, destinatari, data e gli altri metadati delle email delle caselle collegate, il testo degli allegati (compreso quello ricavato tramite riconoscimento ottico, OCR) e la rubrica dei contatti di VoiceMail vengono inviati a una knowledge base riservata all'utente (una per utente), che ne ricava un indice di ricerca semantica, riepiloghi, fatti, entità e relazioni. Per impostazione predefinita sono incluse solo le cartelle Posta in arrivo e Posta inviata di ciascuna casella (l'utente può modificarle), le newsletter sono escluse e l'utente può escludere singoli mittenti con la funzione "Non tracciare questo mittente". Il periodo di storico indicizzabile dipende dal piano di abbonamento. Sono conservate anche la cronologia delle conversazioni con la chat e le relative memorie.
• Azioni proposte dalla chat. La chat può proporre eventi di calendario, attività, promemoria ed email precompilate, e può spostare o modificare appuntamenti e attività già esistenti; ogni azione richiede la conferma dell'utente e l'invio di una email resta sempre un'azione dell'utente. La dettatura vocale segue quanto indicato al §3.4.
• Calendario e attività. Eventi, attività, luoghi, note, colori, promemoria e contatti abbinati inseriti dall'utente. L'utente può collegare facoltativamente un calendario Google (ambito calendar.events) o Outlook/Microsoft: gli eventi vengono sincronizzati in entrambe le direzioni; i token di accesso sono conservati in forma cifrata. Per suggerire i luoghi e mostrare l'anteprima della mappa, il browser dell'utente contatta Google Maps Platform (vedi §7.8). I promemoria sono mostrati nell'area notifiche e, se scelto, inviati per email.
• Richieste da gestire (facoltativa, disattivata di default). Una volta attivata, le sole email ricevute dopo l'attivazione nella cartella Posta in arrivo (esclusi newsletter e indirizzi "no-reply") sono analizzate automaticamente da un modello di intelligenza artificiale per riconoscere richieste di informazioni o preventivi; vengono conservati una sintesi (cifrata), la priorità, le eventuali scadenze, importi e aziende citati, lo stato della richiesta e lo storico delle analisi. Il servizio può creare attività con scadenza, inviare promemoria e un riepilogo giornaliero all'utente. L'analisi non produce decisioni con effetti giuridici nei confronti dell'utente o dei suoi corrispondenti.
• Vista per conversazioni. Le email possono essere raggruppate in conversazioni (thread); a questo scopo il servizio assegna un identificativo di conversazione a ciascuna email e può recuperare in background lo storico dei messaggi delle caselle collegate.
• Schede contatto. Note, tag, stato e dati di recapito dei contatti, inseriti dall'utente o ricavati dalle email; sono dati di terzi riferiti dall'utente (vedi §13).
• Aggiornamento automatico della posta. Su scelta dell'utente, le caselle selezionate sono sincronizzate a intervalli regolari (5, 10, 15 o 30 minuti).
• Protezione degli accessi. Per limitare i tentativi ripetuti di accesso e di verifica del codice, il servizio registra l'indirizzo IP o l'indirizzo email del tentativo e l'orario; i contatori sono azzerati dopo un accesso riuscito.
• Comunicazioni di servizio e automazioni. L'indirizzo email, il nome e lo stato dell'account (prova gratuita, piano attivo, senza abbonamento, scadenza della carta, crediti in esaurimento, calo di utilizzo, pagamento fallito o recuperato) sono sincronizzati con la piattaforma di automazione HighLevel (LeadConnector) per inviare le comunicazioni di benvenuto, di assistenza all'uso e di gestione dell'abbonamento. Le comunicazioni promozionali sono inviate solo agli utenti che hanno prestato il consenso (vedi Informativa Marketing).
• Notifiche interne. Per nuovi ticket di assistenza e nuove registrazioni (identificativo utente, indirizzo email e metodo di registrazione) lo staff riceve una notifica su un canale Telegram interno.

4. Finalità del Trattamento e Base Giuridica

Finalità	Base giuridica
Gestione del modulo di contatto pubblico	Misure precontrattuali / legittimo interesse a rispondere alla richiesta
Creazione account e fornitura del servizio (incluso l'accesso alle caselle email collegate)	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR)
Funzionalità di intelligenza artificiale (bozze, trascrizione, profili AI)	Esecuzione del contratto, attivata su iniziativa dell'utente
Knowledge base, chat sulla posta, calendario e attività, richieste da gestire (funzioni facoltative attivate dall'utente)	Esecuzione del contratto, su attivazione volontaria dell'utente
Comunicazioni di servizio e di assistenza all'uso (benvenuto, prova gratuita, abbonamento, crediti, pagamenti) tramite piattaforma di automazione	Esecuzione del contratto / legittimo interesse del Titolare a fornire e far funzionare il servizio
Gestione tecnica, sicurezza e prevenzione abusi (incluso reCAPTCHA e limitazione dei tentativi di accesso)	Legittimo interesse del Titolare
Pagamenti, fatturazione e adempimenti fiscali	Obbligo legale / esecuzione del contratto
Supporto clienti	Esecuzione del contratto
Invio di comunicazioni di marketing	Consenso (vedi Informativa Marketing dedicata)

5. Modalità del Trattamento e Misure di Sicurezza

Il trattamento avviene con strumenti informatici e telematici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione. Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative volte a proteggere i dati, tra cui:

• cifratura di token di accesso alle caselle email, credenziali SMTP/IMAP, contenuto degli allegati, corpo delle email (conservato come file cifrato, non in chiaro nel database) e di alcuni campi dell'email (oggetto, mittente, destinatari);
• cifratura applicativa dei dati personali di fatturazione (nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, telefono, indirizzo, note), della copia di tali dati conservata insieme a ciascuna fattura e dei ticket di assistenza (oggetto, testo dei messaggi e note interne);
• un meccanismo di anonimizzazione che sostituisce i dati personali riconosciuti con placeholder generici prima dell'invio del testo ai fornitori di intelligenza artificiale esterni (vedi §9 e l'Informativa AI per lo scopo esatto di questa misura);
• verifica di sicurezza indipendente (test DAST/CASA) effettuata da un fornitore terzo specializzato sull'infrastruttura di accesso alle caselle Gmail;
• per la knowledge base: spazio separato per ciascun utente con chiavi di accesso dedicate (conservate cifrate), accesso consentito solo ai dati del singolo utente, collegamento tra applicazione e knowledge base protetto da TLS con certificato verificato, archivi su un volume cifrato in un server in Germania (UE);
• limitazione dei tentativi di accesso e di verifica del codice, per contrastare attacchi a forza bruta.

I token di accesso alle caselle email, le credenziali SMTP/IMAP, i dati personali di fatturazione e i ticket di assistenza sono cifrati con una chiave di cifratura conservata sul server. La protezione dipende dalla corretta configurazione di tale chiave nell'ambiente di esecuzione: se la chiave non fosse configurata, il servizio non si interrompe e il fatto viene registrato in un avviso tecnico per gli amministratori.

Alcune categorie di dati non sono cifrate a livello applicativo e sono protette dalle misure generali di sicurezza dell'infrastruttura (accessi riservati, comunicazioni protette da TLS, backup cifrati): il testo estratto dagli allegati (usato per la ricerca), i dati anagrafici dell'account (nome, email, telefono, necessari all'accesso e al funzionamento del servizio), i file allegati ai ticket di assistenza e i dati d'impresa di fatturazione (partita IVA, ragione sociale, PEC, codice SDI, città, CAP, provincia, email di fatturazione). Il Titolare valuta l'estensione della cifratura applicativa ad ulteriori categorie di dati.

Per maggiori dettagli sulle misure di sicurezza adottate, consulta la Pagina Sicurezza.

6. Conservazione dei Dati

I dati personali sono conservati:

• per tutta la durata dell'account attivo;
• per il tempo necessario a rispettare obblighi legali (es. dati di fatturazione, conservati anche dopo la cancellazione dell'account per obblighi fiscali);
• fino alla revoca del consenso, per le finalità di marketing.

Alla cancellazione dell'account tramite l'apposita funzione self-service disponibile in area profilo, i dati applicativi vengono eliminati o resi anonimi, inclusi gli allegati e i corpi email conservati su storage cloud, i report delle singole interazioni con le funzioni AI di dettatura (che contengono anche il testo trascritto dell'audio dettato), i dispositivi/token push registrati da app mobile e i ticket di assistenza (messaggi e allegati). Fanno eccezione soltanto i dati di fatturazione (fatture, pagamenti, rimborsi e dati fiscali), conservati per gli obblighi fiscali indicati sopra: l'utente può accedere con le proprie credenziali alla sola area che consente di consultare le fatture e i dati di fatturazione; ogni altra informazione, compreso il registro dei consensi prestati, è eliminata.

Per le funzioni descritte al §3.8: (i) calendario, attività, promemoria, richieste da gestire, schede contatto, bozze e preferenze sono eliminati alla cancellazione dell'account; la rimozione di un calendario esterno collegato elimina da VoiceMail i token di accesso e le copie degli eventi, senza modificare il calendario sul servizio esterno, e l'utente può in ogni caso revocare l'autorizzazione dalle impostazioni di sicurezza del proprio account Google o Microsoft; (ii) la knowledge base (email indicizzate, allegati, indice di ricerca, riepiloghi, conversazioni con la chat e relative memorie, chiavi di accesso) è eliminata quando l'utente rimuove l'ultima casella email collegata, quando elimina l'account, e, per le singole email, quando esclude un mittente con la funzione "Non tracciare questo mittente"; se la prova gratuita termina, l'abbonamento non viene rinnovato o i crediti si esauriscono, la knowledge base si blocca (nessun nuovo invio né analisi) ma i dati già presenti non vengono eliminati finché l'utente non rimuove le caselle o l'account; (iii) l'account non può essere eliminato finché ci sono caselle email collegate: l'eliminazione di una casella, che avviene in background, comporta la cancellazione delle relative email e allegati e dei contatti raggiunti solo dalle email di quella casella (con i relativi collegamenti: profili AI assegnati, scheda contatto, abbinamenti al calendario); un contatto che ha scritto anche a un'altra casella dell'utente resta finché ne esiste almeno una sua email, e i contatti inseriti manualmente non sono collegati a una casella.

Gli indirizzi email e i dati dei contatti presenti nella piattaforma di automazione (§7.7) sono mantenuti per il tempo necessario alle comunicazioni di servizio e, per il marketing, fino alla revoca del consenso; l'utente può chiederne la rimozione al Titolare tramite PEC.

Per qualunque richiesta relativa alla cancellazione dei propri dati, l'utente può in ogni momento contattare il Titolare tramite PEC.

7. Destinatari e Categorie di Fornitori Terzi

Per l'erogazione del servizio, il Titolare si avvale dei seguenti fornitori terzi, che possono trattare i dati in qualità di responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) o, ove indicato, come titolari autonomi. L'elenco nominativo completo, con paese e ruolo, è pubblicato nella Pagina Sub-responsabili.

7.1 Fornitori di intelligenza artificiale

• Anthropic (Claude) — motore generativo principale, usato per generare bozze di risposta email, revisioni e sintesi di contesto (USA)
• OpenAI — utilizzato esclusivamente per la ricerca semantica interna (embeddings) e, come riserva secondaria, per la trascrizione vocale; non genera più bozze di risposta email (USA)
• Infrastruttura AI self-hosted — server dedicato utilizzato per la generazione dei profili AI, il riconoscimento testo/immagini degli allegati (OCR) e la trascrizione vocale primaria, gestito direttamente dal Titolare su server Hetzner in Germania (UE), lo stesso fornitore del server applicativo principale; su questo server risiede anche la knowledge base (database, indice di ricerca semantica e modello di embedding, archiviati su volume cifrato) e un servizio di anonimizzazione dei dati personali

Per la chat sulla posta, per l'analisi della knowledge base e per le "Richieste da gestire", il testo viene elaborato dai modelli Claude di Anthropic dopo l'anonimizzazione descritta al §9; Anthropic non utilizza i dati per addestrare i propri modelli (vedi §9 e l'Informativa AI).

7.2 Fornitori di autenticazione (login)

Google, Microsoft, Facebook e Apple: tutti e quattro i provider di login sono oggi attivi e visibili nell'interfaccia di accesso. Un quinto provider (Instagram) risulta rimosso dal codice del servizio e non è più utilizzato.

7.3 Pagamenti e abbonamenti

Tutti i pagamenti, sia dal sito web sia dall'app mobile, sono gestiti tramite Stripe. Per gli acquisti da app iOS e Android, il servizio utilizza i meccanismi di "link di pagamento esterno" previsti da Apple (External Purchase Link, per l'Unione Europea) e Google (Play External Offers): l'utente viene indirizzato a un pagamento Stripe al di fuori del negozio applicativo. In questi casi, per obbligo dei programmi Apple/Google, alcuni identificativi tecnici della transazione (non il contenuto delle email o altri dati personali estesi) vengono comunicati ad Apple tramite la relativa External Purchase Server API.

Anche l'acquisto di pacchetti crediti e di spazio di archiviazione aggiuntivo da app Android segue lo stesso schema del punto precedente: link di pagamento esterno Stripe tramite Google Play External Offers. Il servizio non completa acquisti tramite Google Play Billing.

7.4 Hosting e storage

Infrastruttura server e storage allegati ospitati su Hetzner (Germania, Unione Europea).

7.5 Monitoraggio tecnico e assistenza

Sentry, per il monitoraggio degli errori applicativi (regione dati UE/Germania); Telegram, come canale interno di notifica allo staff dei nuovi ticket di assistenza e delle nuove registrazioni (identificativo utente, indirizzo email e metodo di registrazione).

7.6 Risorse caricate dal browser (CDN)

Google Fonts (font), jsDelivr e unpkg (librerie software), Google reCAPTCHA (protezione antispam del modulo di contatto). Questi servizi possono ricevere l'indirizzo IP del visitatore al momento del caricamento della pagina.

7.7 Piattaforma di automazione delle comunicazioni (HighLevel / LeadConnector)

Per l'invio delle comunicazioni di servizio e, per chi ha prestato il consenso, di quelle promozionali, il Titolare utilizza la piattaforma HighLevel (servizio LeadConnector), a cui sono comunicati l'indirizzo email, il nome e lo stato dell'account (prova gratuita, piano, scadenza della carta, crediti in esaurimento, calo di utilizzo, pagamento fallito o recuperato) sotto forma di etichette. Il fornitore ha sede negli Stati Uniti: per i relativi trasferimenti vedi §8.

7.8 Google Maps Platform

Nel calendario, quando l'utente compila il campo "Luogo", il browser carica Google Maps Platform (Places) per suggerire gli indirizzi e mostrare l'anteprima della mappa: Google riceve il testo digitato nel campo, l'indirizzo IP e i dati tecnici del browser dell'utente, come titolare autonomo.

7.9 Verifica dati aziendali e fatturazione elettronica (OpenAPI)

Per i clienti aziendali, OpenAPI (openapi.com) fornisce la verifica dei dati dell'azienda (ragione sociale, partita IVA, indirizzo) in fase di iscrizione e la trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio (SDI), come descritto nei Termini e Condizioni.

8. Trasferimenti di Dati Extra-UE

Alcuni dei fornitori indicati al §7 (in particolare Anthropic, OpenAI, Google, Microsoft, Meta/Facebook e HighLevel per le rispettive funzioni) hanno sede o trattano dati anche negli Stati Uniti. Tali trasferimenti richiedono garanzie adeguate ai sensi del Capo V del GDPR (tipicamente Clausole Contrattuali Standard).

Tali garanzie sono previste dai Data Processing Addendum standard che ciascuno di questi fornitori mette a disposizione dei propri clienti, comprensivi di Clausole Contrattuali Standard, accettati in fase di sottoscrizione dell'account presso il fornitore.

Lo storage degli allegati email e dei profili AI avviene su infrastruttura Hetzner in Germania (Unione Europea): non comporta trasferimento extra-UE.

9. Utilizzo di Sistemi di Intelligenza Artificiale e Minimizzazione dei Dati

Il servizio VoiceMail utilizza sistemi di intelligenza artificiale per supportare l'utente nella gestione delle email, attivati sempre su iniziativa dell'utente. Ogni bozza generata dall'AI richiede un'azione esplicita dell'utente per essere inviata: il sistema non invia mai email in autonomia.

Le funzioni descritte al §3.8 (knowledge base e chat sulla posta, richieste da gestire) sono facoltative e disattivate per impostazione predefinita; una volta attivate dall'utente, l'analisi delle email avviene automaticamente in background, senza che l'utente richieda ogni singola elaborazione, e può essere disattivata in qualsiasi momento. Le azioni proposte (eventi, attività, email precompilate, spostamento di appuntamenti) richiedono sempre la conferma dell'utente. L'analisi non produce decisioni con effetti giuridici o similmente significativi nei confronti dell'utente o dei suoi corrispondenti. Le elaborazioni consumano crediti secondo i costi indicati nell'area abbonamenti.

Anonimizzazione pre-invio: prima di trasmettere contenuti testuali ai fornitori di intelligenza artificiale esterni (Anthropic, OpenAI), il Titolare applica un meccanismo automatico che riconosce e sostituisce con placeholder generici i dati personali individuabili nel testo (es. nomi, indirizzi email, dati aziendali come PEC e capitale sociale), riducendo l'esposizione di informazioni identificative presso i fornitori esterni. Questa misura si applica al testo; non è invece tecnicamente possibile applicarla a immagini, PDF e registrazioni audio, che vengono quindi trasmessi senza anonimizzazione quando l'utente utilizza funzioni che li richiedono (es. lettura di un allegato scansionato) — per l'audio, in particolare, l'invio al fornitore di riserva è bloccato quando è attiva la modalità di protezione rafforzata, proprio perché il contenuto non può essere anonimizzato.

• Non vengono adottate decisioni automatizzate con effetti giuridici sull'utente (art. 22 GDPR).
• I dati inviati ai fornitori AI non vengono utilizzati per l'addestramento dei loro modelli: sia Anthropic che OpenAI, per le rispettive API commerciali a pagamento utilizzate dal servizio (diverse dai prodotti consumer gratuiti), garantiscono per condizioni commerciali standard di non usare i dati inviati tramite API per addestrare i propri modelli.
• Il Titolare non addestra né modifica alcun modello di intelligenza artificiale sui dati degli utenti.

Per il dettaglio completo, consulta l'Informativa sull'uso dell'Intelligenza Artificiale.

10. Cookie

Il sito utilizza cookie tecnici e, previo consenso, cookie/tecnologie di terze parti. Per maggiori informazioni si rimanda alla Cookie Policy.

11. Diritti dell'Interessato (GDPR)

L'utente può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15–22 del GDPR, tra cui: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità.

• Cancellazione dell'account: disponibile in autonomia dall'area profilo del servizio, tramite l'apposita funzione di cancellazione account.
• Tutti gli altri diritti (accesso, rettifica, portabilità, opposizione): possono essere richiesti scrivendo alla PEC del Titolare, investimentodigitalesrl@pec.it. Al momento non è disponibile una funzione self-service di esportazione dei dati: le richieste di portabilità sono gestite manualmente dal Titolare.

12. Minori

Il servizio VoiceMail è destinato a utenti che abbiano compiuto 18 anni di età. Il Titolare non raccoglie consapevolmente dati di minori di 18 anni. Il servizio non prevede al momento una verifica tecnica dell'età in fase di registrazione: qualora il Titolare venga a conoscenza del fatto che un account sia stato creato da un minore di 18 anni, provvederà a disattivarlo e a cancellare i relativi dati personali.

13. Clienti Aziendali (B2B) e Dati di Terzi nelle Email

Quando un'azienda o un professionista collega la propria casella email al servizio, VoiceMail tratta anche i dati dei corrispondenti presenti in tali email (clienti, fornitori, colleghi del cliente) per conto del cliente stesso, che agisce a sua volta come titolare autonomo del trattamento di questi dati di terzi. Questo rapporto è disciplinato da un apposito accordo sul trattamento dei dati (DPA) tra il Titolare e il cliente business.

Per i clienti B2B si applicano inoltre le sezioni "Clienti Aziendali (B2B)" dei Termini e Condizioni e il Data Processing Agreement disponibile su richiesta.

14. Modifiche alla Privacy Policy

Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente Privacy Policy. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con indicazione della data e del numero di versione aggiornati.